Heute soll es um effektives Arbeiten im Team gehen. Die Struktur von Teams hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Teams in der heutigen Zeit müssen viel agiler sein. Die Zahl der Schema F Aufgaben wird immer geringer. Jedes Teammitglied ist mit seinen individuellen Fähigkeiten und Werten gefordert sich ganzheitlich einzubringen. In den immer komplexeren Anforderungen ist der Weg das Ziel. Oftmals kennt man das eigentliche Produkt, das entwickelt wird, noch gar nicht.
Es gibt verschiedene Blickwinkel und Ansätze. Tausende Reibungspunkte und Möglichkeiten sich in endlosen Diskussionen zu verlieren. Oft gibt es kein richtig oder falsch. Wie soll man da noch effektiv arbeiten können? Die Effektivität fängt bei jedem einzelnen an. In diesem Beitrag habe ich fünf Fähigkeiten zusammengeführt, die dabei helfen effektiv im Team zu arbeiten.
1. Gemeinsames Verstehen
Gute Kommunikation besteht aus verstehen und verstanden werden. Gerade unter Zeitdruck wird das immer schwieriger. Jeder hat seine eigene Meinung und will sie in das Projekt mit einbringen. Geduldig wartet man vielleicht noch ab, bis der andere ausgeredet hat und gibt dann seinen eigenen Senf dazu. Am Ende fühlt sich jeder nicht so richtig verstanden und einzelne Teilnehmer fangen an, mit oftmals sinnlosen Vorschlägen und Rechtfertigungen die Diskussion zu blockieren.
Für gute und konstruktive Diskussionen gilt: Zuerst zuhören, und sich dann Zeit nehmen, den anderen zu verstehen. Viele Diskussionen lassen sich sogar vermeiden, wenn man den anderen verstanden hat. Im Alltag erlebe ich öfters, dass man gerade in stressigen Phasen versucht, dem anderen bereits zu antworten, bevor dieser überhaupt seine Frage zu Ende gestellt hat. Vermeintlich glaubt man bereits verstanden zu haben, was der andere sagen möchte. Dann verstrickt man sich in total sinnlose Debatten, obwohl man dümmstenfalls den gleichen Standpunkt hat.
Im guten Zuhören und Verstehen liegt auch der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz. Effektivität heißt, die Motivation und das Problem des anderen zu verstehen, die richtigen Fragen zu stellen und zu helfen. Effizienz ist, wenn ich maximal viele Fragen des anderen beantworte. Ob ihm das am Ende hilft, bleibt fraglich.
Also erst verstehen wollen und dann verstanden werden.
2. Erwartungen klären
Die Ursache der meisten Enttäuschungen sind nicht beim Enttäuschenden, sondern beim Enttäuschten zu suchen. Sie entstehen nämlich dann, wenn Erwartungen nicht erfüllt wurden.
Ich beginne im Alltag immer mehr zu verstehen, dass meine Enttäuschungen meist durch meine eigene Unfähigkeit entstehen, die eigenen Erwartungen unmissverständlich zu kommunizieren.
Häufig passiert das bei Tätigkeiten, die man selbst oft macht und dann delegiert. Viele Aspekte der eigenen Routine erscheinen einem selbstverständlich. Das eigene Wertesystem spiegelt sich bei der Umsetzung wieder.
Hier mal ein Beispiel: Hans ist jemand, dem Pünktlichkeit total am Herzen liegt. Sein ganzer Arbeitstag ist perfekt durchgetaktet. Er liebt es, wenn alles nach Plan funktioniert. In einer kurzen Besprechung überträgt er Flo eine Aufgabe. Flo ist Perfektionist, nichts was nicht komplett seinen Ansprüchen gerecht, wird verlässt seinen Schreibtisch. Stolz präsentiert er Hans nach einer Woche seine Arbeit. Hans ist überhaupt nicht begeistert. Hatte er nicht gesagt, dass die Aufgabe zeitnah erledigt werden sollte?
In dem Beispiel sind Flo und Hans am Ende enttäuscht. Flo bekommt nicht die erwartete Anerkennung seiner perfekten Arbeit und Hans kommt völlig aus seinem Takt. Hans hätte seine Enttäuschung vermeiden können, indem er seine Erwartungen an die Pünktlichkeit formuliert hätte.
Solche oder ähnliche Missverständnisse begegnen einem im Alltag immer wieder und sind der Grund für die meisten Verstimmungen in einem Team.
Wenn wir enttäuscht werden, sollten wir uns zunächst fragen, ob wir nicht die falschen Erwartungen hatten oder diese nicht ausreichend kommuniziert haben.
3. Versprechen halten
Je agiler ein Projekt, desto mehr Aufgaben gibt es, die außerhalb von Prozessen stattfinden. In dieser Dynamik ist es immer wichtiger, sich auf den anderen auch abseits der Ticketsysteme und Kanban-Boards verlassen zu können. Wer anderen Zusagen macht, sollte diese halten oder rechtzeitig sich von dem Versprechen entbinden lassen.
Wer durch das Verschulden anderer zur Rechenschaft gezogen wird, kommt oft nicht umhin sich zu verteidigen. Und schon fängt das Team an, sich gegenseitig die Schuld zuzuschieben.
Vertrauen ist in einem Team äußerst wichtig und nichts baut und stärkt Vertrauen mehr auf als gehaltene Versprechen. Auf der anderen Seite schadet nichts dem Vertrauen mehr, als ein gebrochenes Versprechen.
Versprechen halten ist extrem schwer, daher ist es wichtig, gut zu überlegen wann man etwas verspricht. Man sollte Versprechen nicht eingehen, wenn man nicht uneingeschränkt dazu bereit ist, sich daran zu halten. In der Regel schadet eine ehrliche Absage einer Beziehung weniger als ein gebrochenes Versprechen.
Wer sich an sein eigenes Wort hält wird im Team als Integer wahrgenommen und genießt mit der Zeit immer mehr Vertrauen und wird zur Quelle der Verlässlichkeit.
4. Entschuldigen
Wie sagt man so schön? Wo gehobelt wird, da fallen Späne. Nicht selten kommt es im Berufsalltag zu Meinungsverschiedenheiten und Reibereien. In manchen Diskussionen wird es sogar sehr persönlich und ich glaube, keiner kann von sich behaupten sich dabei immer korrekt zu verhalten.
Für eine effektive Teamarbeit ist es unerlässlich, dass jeder ab und zu auch mal in sich geht und sein eigenes Verhalten reflektiert. Ansonsten bauen sich immer mehr Spannungen zwischen den einzelnen Leuten auf. Am Schlimmsten ist es, wenn Leute anfangen das Projekt mutwillig zu blockieren, weil sie sich nicht verstanden fühlen.
Sich aufrichtig bei jemanden zu entschuldigen, kostet Kraft und Ego. Aber eine Entschuldigung löst die entstandenen Spannungen im Team. Es erfordert Größe, zu erkennen, wo man sich unfair gegenüber anderen verhalten hat und sich dann aufrichtig zu entschuldigen.
Oft hat man selbst auch gar nicht den Eindruck, andere verletzt zu haben. Man ist doch selbst im Recht. Sollen die anderen sich mal nicht so anstellen. Es lohnt sich allerdings auch den anderen Blickwinkel einzunehmen. Habe ich vielleicht Erwartungen verletzt oder habe ich gar nicht versucht, die Belange des anderen zu verstehen?
Und am Ende ist doch jeder dankbar und glücklich, wenn man sich als Team entspannen kann und sich gegenseitig vertraut.
5. Feedback geben und annehmen können
Feedback ist ein mächtiges Mittel als Team effektiver zu werden und gemeinsam zu wachsen. Aber so mächtig wie es ist, so gefährlich ist es auch. Meist trifft gerade negatives Feedback auf taube Ohren, eine abwehrende Haltung und Abbuchungen vom Beziehungskonto.
Eine allgemeine Kritikstimmung kann ganze Teams stilllegen und ineffektiv machen. Das Geheimnis des Erfolgs liegt in dem richtigen Einsatz und der richtigen Umgebung.
Fangen wir bei der Umgebung an. In einer Umgebung, wo Leistungen der Einzelnen anerkannt werden und wo eine gesunde Fehlerkultur herrscht, fällt es leichter Kritik anzunehmen. Darüber hinaus ist die Beziehung zwischen dem Kritisierenden und dem Kritisierten entscheidend.
Wer Kritik empfängt und sich dabei überhaupt nicht verstanden fühlt, wird anfangen sich sinnlos zu verteidigen. Vorwände werden eingebracht und die eigentliche Information dringt nicht bis zum Herzen vor. Bevor ich jemanden kritisiere, sollte ich sicher sein, dass ich seine Sicht auf die Situation vollständig verstanden habe und auch aus seiner Sicht wiedergeben kann.
Positives Feedback sollte in diesem Artikel auf keinen Fall untergehen. Lob und Anerkennung sind für jedes Teammitglied wichtig. Wer sich nicht beachtet fühlt, in Diskussionen untergeht oder nicht gehört wird, verliert seine Motivation. Im schlimmsten Fall führt es sogar zur Demotivation anderer Teammitglieder. Jeder hat vielleicht schon den Kollegen kennengelernt, der negative Stimmung im Büro verbreitet. Gut möglich, dass dies einst ein engagierter Mitarbeiter war.
Auf eine effektive Teamarbeit
Die fünf Fähigkeiten sind mir im Alltag immer wichtiger geworden und wurden mir beim lesen des Buches “der 8. Weg” von Stephen R.Covey noch einmal vor Augen geführt. Mein persönliches Anliegen ist die Vorstellung, dass das ganze Team im Flow arbeiten kann, in einem Zustand der optimalen Arbeitserfahrung. Das ist für mich die Königsdisziplin der Effektivität.
Der Flow-Zustand beschreibt für mich effektives Arbeiten. Im Flow, weiß ich, dass ich das Richtige tue, wie ich es tun muss und wie das gemeinsame Ziel aussieht. Man vergisst als Team die Zeit und wird von unglaublicher Energie erfüllt.
Ich wünsche euch, dass ihr in euren Team wachsen könnt und in eurem Arbeitsalltag Berufung und Erfüllung findet.