Simple Zeiterfassung direkt im Google Kalender

Auch wenn viele neue Arbeitsmodelle auf Zeiterfassung verzichten, halte ich recht viel davon, seinen Zeitaufwand zu erfassen. Jemand hat mal gesagt: „Nur was ich messe, kann ich auch verbessern“. Mir persönlich hilft Zeiterfassung, mich zu Fokussieren und meine Zeit zu budgetieren. Gerade wenn man viele Themen bearbeitet, fällt es schwer Prioritäten zu setzen. Zeiterfassung hilft mir, Grenzen einzuhalten und jedem Thema nur die Zeit zu widmen, die ich ihr auch zugedacht habe.

Am wichtigsten ist mir dabei, das Zeiterfassung möglichst einfach ist und sich sehr einfach integrieren lässt. Seit vier Jahren greife ich daher auf meinen Kalender zurück. Ein Werkzeug, dass eh schon den ganzen Tag offen ist. Wie das geht, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Meine Idee habe ich aus Twitter entnommen. Dort werden sogenannte Tags verwendet, um einen Beitrag zu einem bestimmten Thema zu verfassen. Seither habe ich angefangen, Tags auch in meinen Kalendereinträgen zu verwenden. Jedes Projekt, jeder Kunde oder Aufgabe hat bei mir ein bestimmtes Tag. Wenn ich Zeit erfasse, erstelle ich Kalendereinträge die meiner Arbeitszeit entsprechen. Dies hat einige Vorteile

  • Kalender lassen sich mit anderen Menschen teilen
  • Es gibt zahlreiche Apps mit denen ich meine Zeit erfassen kann
  • Der Google Kalender übernimmt die Synchronisation über alle Geräte hinweg
  • Mit Zapier, Ifft und Co lassen sich Zeiterfassungen automatisieren
  • Zeiterfassung und Termine werden in einem Kalender übersichtlich dargestellt.

So erstelle ich jetzt gerade einen Kalendereintrag „#blog Eintrag zur Zeiterfassung“ in meinem Kalender und kann später dann auswerten, wieviele Stunden das Tag #blog im Monat verwendet wurde. Für die Auswertung habe ich eine Erweiterung für den Google-Calendar geschrieben.

Kurzes Video von meiner Google-Sheet Erweiterung „TimeSheets“

13 Gedanken zu „Simple Zeiterfassung direkt im Google Kalender“

  1. Hallo, ich suche genau sowas – allerdings für unseren Verein. Ich habe aktuelle einen Google Kalender in dem ich alle Arbeitsschichten eintrage. Es gibt drei verschiedene Arbeitsdienste (Standdienst, Arbeitsdienst, Wirtsdienst). Dazu habe ich eine Google Tabelle in die ich die Zeiten momentan manuell übertragen muss und dem entsprechenden Mitglied zuordne. Dort wird dann je Mitglied erfasst welchen Dienst und welche Zeiten er geleistet hat.

    Könnte ich timesheet dafür irgendwie abwandeln? Ich bräuchte halt zusätzlich zum #Wirtsdienst noch einen #MitgliedName – so dass es in die entsprechende Spalte des Mitglieds importiert wird.
    Also wäre echt spannend wenn das irgendwie ginge. Danke für eine Rückmeldung!

    Gruß
    Rafael

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  2. Das klingt sehr nützlich. Ich würde gerne eine minutengenaue Zeiterfassung erreichen. Existiert eine App , welche die Zeitdauert misst, wie eine Stopuhr und anschließend automatisch einen Google-Kalender Eintrag erstellt, mit eben minutengenauer Zeitangaben und entsprechenden Hash-Tag für Dein Time-Sheet Script ?

    Also kurz gesagt, gibt es eine App, welche die Kalendereinträge für mich erstellen kann? Wie machst Du das? Jeden Termin per Hand?

    Gruß Nicolai

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  3. Mega tool und super praktisch, aber leider erfasst es bei uns nicht alle #tags. Wir sind eine kleine Bar und haben unseren dienstag über einen Google Kalender und um die Stunden zu zählen habe ich TimeSheet ausprobiert. Über den Problem-Melden-Button ist keine Seite erreichbar und sonst sind alle #tags korrekt gesetzt und trotdem werden nicht alle „gelesen“ bzw. übertragen. Eine Idee woran es liegen kann?

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    • Wichtig ist, dass der Google Calender sowie Google Sheets die gleiche Zeitzonen-Einstellung verwenden. Alle Einträge sollten in den Kalendern sein, die ihr auch auswertet. Manchmal passiert mir das, dass ich einen Termin im falschen Kalender angelegt habe. Die Tags sollten keine komplexen Sonderzeichen verwenden und keine Leerzeichen.

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  4. Ich habe genau sowas gesucht, auch wenn es noch praktischer wäre, wenn ich nicht für jeden Aufgabenbereich einen eigenen Kalender nutzen müsste, sondern innerhalb eines Kalenders Kategorien vergeben könnte wie in Thunderbird, die dann ausgelesen werden.

    Ein ganz unangenehmes Problem, das vielleicht behoben werden könnte, ist allerdings, dass beim Verschieben von getagten Terminen die „work time“ nicht mitverschoben wird, sondern manuell entfernt werden muss, da sie sonst doppelt auftaucht (z.B.: verschiebe Termin von Di nach Do, so ist die Stunde, die er dauert, sowohl bei Di als auch Do gezählt). Das ist natürlich ein Aufwand und Fehlermonster..

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    • Hallo Max,

      Das Problem lässt sich leider nicht umgehen, es entsteht, wenn viele Kalenderereignisse (viele Änderungen) auf einmal auftreten. Im Normalfall versucht der Script die Tageseinträge wieder zu entfernen und zu updaten.

      Kategorien lassen sich doch über die #Tags vergeben. In der Beschreibung des Tagestermins werden die Zahlen dann wieder summiert dargestellt. Oder habe ich dich falsch verstanden.

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  5. Hallo. Gibt es ein Arbeitszeitkonto? Also ich hätte gern ein Konto, in dem ich die wöchentliche Soll-Arbeitszeit eintragen könnte – und dass dann die Differenz zur tatsächlich gearbeiteten „Weektime“ errechnet. Kannst du so etwas machen? Gruß, Martin

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