Erweiterung meiner Zeiterfassung direkt im Google Calendar

Zeiterfassung muss nicht komplex sein. Wenn man nicht gerade aufwendige Abrechnungen erstellt, sondern einfach nur einen Überblick über sein Zeitkontingent haben möchte, gibt es recht einfache Methoden.

Vor einiger Zeit habe ich mein Tool „TimeSheets“ vorgestellt, bei dem man seine Zeit mit Hilfe von Hashtags direkt im Kalender erstellt und auswerten kann. Mittlerweile wird die Google Sheets Erweiterung jede Woche von über 60.000 Nutzern verwendet. Der größte Kritikpunkt war, dass man die Google Sheets immer wieder manuell aktualisieren muss. Also habe ich mir was pfiffigeres einfallen lassen:

Verwendung der Hastags direkt im Kalender!

Wie funktioniert das?

Google bietet mit Google App-Scripts eine einfache Möglichkeit kleinere Skripte zur Verfügung zu stellen und direkt in den Accounts anderer Nutzer auszuführen. Dadurch lassen sich verschiedene Online-Dienste spielend leicht miteinander verknüpfen.

Darüber hinaus gibt es sogenannte „Trigger“. Damit lässt sich die Ausführung eines Skriptes an ein Ereignis knüpfen. So wird in meinem Fall der Code immer dann ausgeführt, wenn ein Kalendereintrag erstellt, bearbeitet oder gelöscht wurde.

Immer dann, wenn es eine Änderung gibt, wird der jeweilige Tag neu ausgewertet, sprich alle Kalendereinträge des Tages werden nach Hashtags ausgewertet und die verwendete Zeit wird erfasst. Zusätzlich wird ein Eintrag für die ganze Woche erzeugt, der die Wochenarbeitszeit angibt.

Beispiel für die Zeiterfassung im Kalender

Die Zeiterfassung erfolgt wenige Sekunden nachdem ein neuer Eintrag erzeugt wurde. Leider lässt sich die Ausführung nicht koordinieren. Daher kann es passieren, dass der Script nicht sauber aktualisiert, wenn ihr sehr viele Änderungen gleichzeitig macht. Das liegt daran, dass der Script dann mehrfach mit verschiedenen Speicherständen des Kalenders ausgeführt wird und es sein kann, dass ein älterer Stand der Zeiterfassung am Ende im Kalender steht. In dem

Wenn irgendetwas komisch ist, sollte man kurz einen weiteren Termin am gleichen Tag erstellen und eine weitere Berechnung anstoßen.

Am Ende der Woche gibt es dann immer noch einen zusätzlichen Eintrag mit der Wochenarbeitszeit. Darüber hinaus kann man aus der Beschreibung eine Zusammenfassung der einzelnen Projekte entnehmen.

Soviel zu diesem kleinen Hack. Wer das Ganze einmal in Aktion erleben will, kann sich den Script mal installieren.

Spannend? Lass uns Gedanken austauschen!