Die Effektivität eines leeren Posteingangs

Das Postfach zu öffnen kommt an manchen Tagen der Büchse der Pandora gleich. Hunderte Mails warten auf eine Beantwortung. Dazu kommen Slack, das Tickettsystem, WhatsApp und was noch so zur Kommunikation eingesetzt wird. Wie kann man da noch effektiv arbeiten? Wo soll ich anfangen?

Gegen dieses Problem gibt es eine radikale Lösung, die ich seit einigen Jahren beherzige. Die Amerikaner bezeichnen sie “Inbox Zero”, also der leere Posteingang. Warum das sinnvoll ist und wie man das erreicht und trotzdem noch Arbeit erledigt bekommt, darum soll es heute gehen.

Hinter Inbox Zero steckt die Idee, dass Posteingänge immer komplett geleert werden sollten. Dafür sollte man sich gezielt Zeiten am Tag blocken, in denen man sich bewusst auf alle Nachrichteneingänge fokussiert und alle eingehenden Themen bearbeitet. Das bedeutet nicht, dass jede Email beantwortet werden muss, sondern dass für jede Nachricht eine bewusste Entscheidung gefällt wird.

Was wäre denn die Alternative? Auf den ersten Blick wichtige Nachrichten raussuchen? Sich von oben nach unten durch den Eingang wühlen? Auf jede Nachricht sofort reagieren?

Inbox Zero

Im Buch “Founder to CEO” vergleicht der Autor Matt Mochary den Posteingang mit dem Empfang in einem Krankenhaus. Es gilt, den Empfangssaal schnellstmöglichst abzuarbeiten. Notfälle kommen in die Notaufnahme oder direkt in den OP-Saal, alle anderen Patienten in den Warteraum.

Das vollständige Leeren des Posteingangs verhindert, dass man echte Notfälle übersieht und den Kopf frei für die wichtigen Dinge hält.

Nachdem ich Timothy Ferriss‘ “Die 4 Stunden Woche” dazu gelesen habe, habe ich alle Nachrichtenkanäle lautlos gestellt. Von neuen Emails und sonstigen Nachrichten werde ich im Alltag nicht gestört. Nur Anrufe sind in der Lage, mich direkt aus meiner Arbeit zu reißen.

Für die Inbox Zero habe ich täglich zwischen 2-3 Zeitfenster (morgens, mittags, abends), in denen ich meine Posteingänge kontrolliere. Tim Ferriss und Matt empfehlen sogar nur zwei Zeitfenster, aber ich nutze gerne das Motivationstief nach dem Essen für eine weitere Runde.

Alles, was in unter zwei Minuten beantwortet oder bearbeitet werden kann, wird sofort erledigt. Alles andere wird auf die Todo-Liste (das Wartezimmer) übertragen und passend priorisiert.

Eine Zeit lang, habe ich noch Nachrichten wieder als “ungelesen” markiert, wenn ich sie später bearbeiten wollte. Aber meine Erfahrung hat gezeigt, dass es mir die Befriedigung einer leeren Inbox nimmt und ich die Emails immer wieder anfasse, was am Ende wieder Produktivität kostet. Das Übertragen auf meine Todo-Liste schafft das Thema solange aus meinem Blickfeld, bis ich Zeit dafür habe.

Umgang mit To-dos

Wer will, kann auch eine Ordnerstruktur im Postfach schaffen, die den Ansatz unterstützt. Ich persönlich habe gerne nur ein System, das mir sagt, was ich als nächstes Tun muss. Daher nehme ich die drei extra Klicks in Kauf, die es mich kostet, einen Eintrag in meiner Wunderliste zu erstellen. Ich bin auch vom E-mail-Client zum Webmailclient zurück gewechselt, da ich dann einen Weblink zu jeder E-mail in die Todolist übertragen kann. So kann ich mit einem Klick die E-mail wieder aufrufen.

Spannend ist, dass ich inzwischen sogar schneller als früher meine Mailbox leere. Größere Mails mit einem Arbeitsauftrag werden nur fix überflogen, eingeschätzt und landen genauso auf der Todo-Liste. Von dort können sie sogar delegiert werden.

Wer sich in der täglichen Kommunikation etwas verloren fühlt, sollte diese Arbeitsweise unbedingt mal ausprobieren. Es gibt am Ende sicherlich kein richtig oder falsch. Man muss persönlich für sich rausfinden, was einem den meisten Freiraum und Effektivität schafft. Nutzt ihr alternative Methoden? Was macht ihr anders? Lasst gerne mal einen Kommentar da.

Cover Photo by Davide Baraldi on Unsplash

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