Kennt ihr das? Eure Todoliste ist voll von hunderten Themen und man steht wie gelähmt da und weiß gar nicht, wo man anfangen soll? Die ein oder andere wichtige Aufgabe ist noch immer nicht erledigt? Man fühlt sich dadurch unproduktiv und genervt? Die Pomodoro-Technik kann da helfen!
Darum soll es in diesem Beitrag gehen. Fünf sehr einfache Schritte, die einem dabei helfen, Arbeit konsequent anzupacken, den Überblick zu behalten, Prokrastination zu vermeiden und sich produktiv zu fühlen.
Multitasking vielleicht, aber nicht Multifokus
Als ich anfing, mich intensiver mit Selbstmanagement und effektivem Arbeiten zu beschäftigen, war ich davon überzeugt, ein echter Multitasker zu sein. Auf mehreren Monitoren verfolgte ich meine Arbeit, versuchte nebenbei zu telefonieren und so viel wie möglich auf einmal zu schaffen.
Das Emailpostfach offen, Instant Messanger und Telefon am klingeln… Überall Action!
Fühlt sich ja auch irgendwie gut an – So viel auf einmal zu erledigen.
Bis irgendwann die Erkenntnis kommt, dass man zwar viele Bewegungen gleichzeitig machen kann, man als Mensch aber nicht Multifokus-fähig ist. Es kann immer nur eine Sache geben, auf die man sich voll und ganz Konzentriert.
So ist man vielleicht in der Lage, beim Autofahren zu Telefonieren oder einen Podcasts zu hören. Gleichzeitig Lesen und Podcast hören wird dann schon schwieriger. Eins der beiden Dinge werden wir fokussieren und das andere ausblenden.
Pomodoro hilft beim Fokus
Reflektiert man seine Arbeitsleistung, wird man immer feststellen, dass man mehr schafft, wenn man eine Aufgabe nach der anderen bearbeitet.
Doch das hat auch einen Nachteil: Wenn wir uns in einem Thema vertiefen oder sogar verlieren, stehen wir am Ende des Tages vor dem Problem, dass viel Arbeit liegen geblieben ist, die eigentlich viel wichtiger war.
Ein Gefühl von Kontrollverlust und somit Panik kommt auf. Wir fühlen uns unproduktiv und neigen dazu, mehr zu arbeiten statt effektiver.
Oft sind Aufgaben auch groß und wir schieben Sie vor uns her, statt einfach damit anzufangen. Eine große Ursache für die Prokrastination (siehe auch Ivy-Lee-Methode), ist die Unsicherheit über die genaue Herangehensweise.
Pomodoro
An dieser Stelle kommt die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Technik zum Einsatz. Sie ist wirklich simpel und bietet einige Vorteile, wie wir gleich noch sehen werden.
Die Technik besteht aus fünf Schritten:
- Planung: Aufgaben Reihenfolge festlegen (Getting things done)
- Timeboxing: Wecker auf 25 min stellen
- Bearbeitung: Die Aufgabe(n) bearbeiten, bis der Wecker klingelt; mit einem X markieren
- Abwechslung: kurze Pause machen (5 Minuten)
- Entspannung: nach vier pomodori eine längere Pause machen (z.B. 15 Minuten)
Der Trick an dieser Methode steckt in den kleinen übersichtlichen Arbeitspaketen. 25 min passen oft noch vor ein Meeting. Es gibt kaum eine Ausrede, nicht anzufangen.
Sich vorzunehmen, 25 Minuten fokussiert zu arbeiten heißt, Ablenkungen ausschalten. Das bedeutet auch, während der Pomodori geht man nicht aufs Klo, holt sich keinen Kaffee oder beginnt einen Smalltalk. Es gibt kaum etwas, was nicht 25 Minuten warten kann. Dadurch umgeht man den inneren Schweinehund, der vermeiden möchte, dass man unbequeme Arbeiten erledigt (“Ich glaube, ich brauch jetzt erstmal n Kaffee.”).
Ein weiterer Effekt von festen Zeitfenstern (Timeboxing) ist der leichte Druck den man verspürt, die Arbeit möglichst noch im Zeitfenster abzuschließen. Unglaublich, was man manchmal in 25 min alles schafft.
Versteht mich nicht falsch, es geht hier nicht darum härter zu arbeiten, sondern effektiver. Durch die Pausenzeiten bekommt man viel Zeit für Kaffee, Smalltalk oder die ein oder andere Dehnung.
Effizienzsteigerung: Mehr durch weniger erreichen
Man fühlt sich produktiver, gönnt sich gleichzeitig aber auch mehr Auszeiten und Abwechslung.
Wir unterschätzen oft, wie viel uns das Abschweifen im Alltag an Zeit und auch an Kraft kostet. Diese Unproduktivität, in der wir keine Entspannung finden, demotiviert und verbraucht unnötig Kraft.
Zwei weitere Punkte sind mir durch den Einsatz von Pomodoro noch aufgefallen.
Zum einen fängt man an, seine Aufgaben in 25 min Zeitabschnitten zu denken. Wieviele Pomodori brauche ich wohl für Aufgabe A? Man lernt, zeitabschnitte zu planen und Aufgaben besser einzuschätzen.
Durch die vielen Zeitabschnitte mit gleichzeitiger Reflexion bekommt man einen ganz anderen Eindruck von seiner eigenen Leistungsfähigkeit. Das schafft zusätzlich Selbstbewusstsein und Sicherheit.
Zum anderen behält man auch die Kontrolle über seine Themen, da man immer wieder von der Arbeit ablässt und sich einen Überblick verschafft.
Manchmal stellt man fest, dass man eine Aufgabe völlig unterschätzt hat. Anstatt nun andere Themen hinten runter fallen zu lassen, passt man seine Planung an, pausiert das Aufgabenpaket und kümmert sich um Themen, die einem sonst auf die Füße fallen würden.
Noch skeptisch? Probierts aus und schreibt mir auch gerne, welche Erfahrungen ihr mit der Methode macht.
Cover-Photo by Andrew Neel on Unsplash